Dlaczego biznes wybierze mediację?

Mediacja jest jedną z nowoczesnych metod rozwiązywania sporów stanowiącą alternatywę dla postępowania sądowego. Alternatywne metody rozwiązywania sporów określane są akronimem ADR utworzonym z pierwszych liter nazwy w języku angielskim alternative dispute resolution.

 

Twierdzi się, że współczesna mediacja ma swoją kolebkę w Stanach Zjednoczonych, gdzie w latach 50 XX w. prowadzone były zinstytucjonalizowane mediacje pracownicze. W latach 60 i 70 XX w. państwo amerykańskie zaczęło finansować mediacje w społecznościach lokalnych dotyczące dyskryminacji. Natomiast w kolejnych latach, kryzys sądownictwa, w związku z liczbą spraw w sądach, kosztami sądowymi oraz czasem trwania rozwiązywania konfliktów w postepowaniu sądowym był inicjatorem rozwoju mediacji w sprawach cywilno-gospodarczych. Konkurencyjny charakter rynku rodził potrzebę rozwiązywania konfliktów szybko, tanio, skutecznie. Czas spędzony na mediacji stał się ekwiwalentem dla czasu, który byłby poświęcony na udział w długoletnim procesie sądowym. Nastąpił intensywny rozwój mediacji w związku z rozpowszechnianiem jej przez instytucje rządowe, programami pilotażowymi, działaniami podjętymi przez amerykańskie szkoły prawa w celu nauczania ADR. Ze względu na wysoką skuteczność ADR znalazły zastosowanie także w Wielkiej Brytanii i Kanadzie. Na koniec XX w. ADR zainteresowała się także Europa.

 

W Polsce drogę współczesnej mediacji otworzyły zmiany kodeksu postepowania cywilnego, wprowadzone w życie w 2005 r., które poszerzały kodeks o zapisy części zatytułowanej „Mediacje i postępowanie pojednawcze” oraz „Sąd polubowny (arbitrażowy)”. W 2015r wprowadzone zostały kolejne zmiany uszczegóławiające problematykę poprzez poszerzenie zapisów w części dotyczącej ADR oraz zaimplementowanie na życie społeczno-gospodarcze rozwiązań czyniących mediację atrakcyjnym sposobem rozwiązywania konfliktów.

 

Czym jest mediacja?

 

Mediacja jest rozmową stron prowadzoną w celu znalezienia porozumienia co do zaistniałego sporu, w obecności mediatora będącego trzecią neutralną i bezstronną stroną w stosunku do konfliktu stron, który jest profesjonalistą w stosowaniu specjalistycznej wiedzy, umiejętności i technik stanowiących arsenał w prowadzeniu skutecznego procesu mediacyjnego.

 

Dlaczego mediacja staje się coraz popularniejsza?

 

W postępowaniu sądowym, strony sporu przyjmują sposób postępowania stanowczy zmierzający do eskalacji obrony swojego interesu bez postrzegania interesu drugiej strony. Jest to efektem konstrukcji postępowania sądowego, w którym sąd wydając orzeczenie o roszczeniach i uprawnieniach przyznaje rację jednej ze stron. W postępowaniu sądowym, zostaje odebrane stronom władztwo nad konfliktem. Wyeliminowana jest komunikacja pomiędzy stronami i decyzyjność stron w ich własnych sprawach. Decyzyjność zostaje po stronie uczestnika procesu sądowego neutralnego w stosunku do sporu stron, którym jest sędzia. Zadaniem sędziego jest rozstrzygnięcie gdzie jest racja strony w świetle obowiązującego, „spisanego na papierze” prawa. Zatem oczekiwania wobec czynności, które podejmie sędzia są głównie ukierunkowane na rozstrzygniecie sporu. Dlatego podczas trwania sprawy sądowej istnieje konieczność przekonania sędziego do swojej racji. Tym samym interes strony staje się dla niej najważniejszy. Nie istnieją wtedy interesy innych stron. Strony procesu sądowego skupione są nad tymi samymi zdarzeniami z przeszłości z różnych perspektyw (każdej ze stron, świadków, dowodów). Całą uwagę strona poświęca na przedstawienie argumentów potwierdzających jej rację. Warto nadmienić, że ustawodawca zobowiązuje sędziów do przedstawienia stronom propozycji przejścia na drogę mediacyjną, a w przypadkach uprzednich postanowień umownych o podjęciu rozwiązania sporu drogą mediacji, w przypadku pominięcia przez stronę zapisu umownego, w pierwszej kolejności kieruje strony sporu do podjęcia mediacji.

 

 

Charakter procesów mediacyjnych inicjuje postawę stron sporu, która także maksymalizuje zyski strony, jednak postrzega drugą stronę jako tę, która także posiada swoje interesy. Zasada dobrowolności wprowadza komfort psychiczny stron, który tworzy przestrzeń do rozmów mediacyjnych i poprawia komunikację pomiędzy stronami. Odformalizowanie procesu mediacyjnego pozwala ustalić termin spotkań mediacyjnych w terminie dogodnym dla stron. Określenia „powód”, „pozwany”, „strony” przybierają formę „Pan”, „Pani”, natomiast „żądania” stają się „potrzebami”, „interesami” i „korzyściami”. Mediator uczy strony języka usuwającego sprzeczności w zakresie komunikacyjnym. Strony zaczynają prowadzić otwarte rozmowy w zakresie decyzyjnym ich własnych interesów i spraw, które stanowią formę negocjacji. Restrykcyjność mediacji polega na prowadzeniu tych rozmów w obecności mediatora, który także przejmuje kontrolę nad konfliktem jako trzecia strona procesu mediacyjnego neutralna wobec sporu i stron, jednak w zupełnie innej konwencji niż sędzia na sali sądowej. Obecność mediatora znawcy przedmiotu sporu i technik komunikacji jest dla stron czynnikiem dyscyplinującym. Jednocześnie profesjonalizm mediatora otwiera strony na postrzeganie sporu z perspektywy znalezienia rozwiązania, które przyniesie korzyści dla przyszłości stron.

 

Mediator nie jest zainteresowany konfliktem sensu stricte, ponieważ nie jest zainteresowany podtrzymywaniem tego tematu w celu rozstrzygnięcia sporu. Mediator zainteresowany jest przedmiotem, na tle którego powstał spór, prawdziwym interesem stron oraz tą częścią przedmiotu, okoliczności, korzyści stron, które stwarzają szanse na znalezienie rozwiązania sporu. Celem procesu mediacyjnego jest poprawienie pomiędzy stronami komunikacji, która pozwoli na usunięcie sprzeczności. Mediator będąc organizatorem procesu mediacyjnego, przygotowuje strony do wzięcia udziału w spotkaniach mediacyjnych. W trakcie trwania procesu mediacyjnego uczy strony języka mediacji. Mediator pozyskując informacje, ustala źródło konfliktu, faktyczne potrzeby i interesy stron, poszerza obszar postrzegania sporu o część, która posiada potencjał porozumienia pomiędzy stronami, a której strony nie dostrzegają jako zaangażowane emocjonalnie. Mediator prowadzi mediację wspierając strony w formułowaniu przez nie propozycji ugodowych lub wskazując sposoby rozwiązywania sporu, które nie są dla stron wiążące do czasu akceptacji i podjęcia decyzji o przyjęciu jako warunek ugody. W procesie mediacyjnym, to strony sporu objętego mediacją, pozostają decydentami w swoich własnych sprawach.

 

Proces mediacyjny polega na rozmowie stron sporu. Jest to wynikiem właścicielstwa konfliktu należącego do stron sporu. Mediator wobec konfliktu oraz stron sporu jest neutralną, niezależną i bezstronną stroną procesu mediacyjnego. Jednak praktyka pokazuje, że strony sporu są zainteresowane aktywnością mediatora. Czekają na podjęcie przez niego działania oraz zainicjowania rozmów.

 

Mediator w ujęciu uczestnika mediacji jest profesjonalnym geniuszem, który pełni rolę arbitra o szczególnym charakterze. Strony prowadzą rozmowy w obecności profesjonalisty, który wspiera strony w zawarciu porozumienia, nie odbierając stronom decyzyjności w ich własnych sprawach. W tym sensie mediator daje stronom poczucie bezpieczeństwa.

W ujęciu proceduralnym jest strażnikiem procedur, koordynatorem i gospodarzem procesu mediacyjnego. Niezbędnym w tym miejscu jest zwrócenie uwagi, że procedury ustala mediator przy współudziale stron, jednak w obszarze regulowanym zasadami wynikającymi z ustawodawstwa. Zatem nie ma przepisu kulinarnego na liczbę oraz kolejność pism i wyznaczonych dni na odpowiedź, a następnie konsekwencji w przypadku zaniechania odpowiedzi czy też podjęcia własnego trybu komunikacji i korespondencji. Nie ma także rygoru ceremonialnego na posiedzeniach, typu rozprawa sądowa, nadającego doniosłości zdarzeniu, kiedy odbierane są stronom decyzyjne prawa w ich własnych sprawach. Jest natomiast mediator, który organizuje, prowadzi, nadzoruje i kończy postępowanie mediacyjne dbając, aby odbywało się w korzystnym dla stron wzajemnym stosunku, dobrowolnie, niejawnie, w dobrej wierze i szacunku, z zachowaniem autonomiczności stron sporu, nie naruszając prawa w trakcie trwania postępowania mediacyjnego oraz zawierania warunków ugody. Tak jak dobrowolność udziału w mediacji jest czynnikiem eskalującym zawieranie korzystnych porozumień, tak odformalizowanie procesu mediacyjnego jest czynnikiem, który skraca czas trwania sporu.

 

Statystyki wskazują, że 80% procesów mediacyjnych kończy się zawarciem ugody. Ugoda jest szczególnym rodzajem umowy, do której mają zastosowanie ogólne przepisy dotyczące sporządzania umów. Istotną cechą każdej umowy jest oświadczenie woli zawarcia umowy drugiej stronie. W procesie mediacji, strony zawierając porozumienie składają dobrowolne oświadczenie woli zawarcia umowy. Treść ugody jest przez strony rozwiązywanego sporu dowolnie kreowana. W przypadku ugód zawieranych w obecności mediatora, po zatwierdzeniu przez sąd, ugoda taka posiada moc ugody zawartej przed sądem. Ugoda zawarta przed mediatorem, którą zatwierdzono przez nadanie klauzuli wykonalności, jest tytułem wykonawczym, mogącym stanowić podstawę egzekucji. Oznacza to, że ugoda zawarta na skutek medjacji, zatwierdzona przez sąd podlega wykonaniu, tak jak orzeczenie sądu.

 

Konkretnym argumentem po stronie mediacji jest obniżenie kosztów rozwiązywania sporu w drodze postępowania mediacyjnego w stosunku do kosztów postępowania sądowego. Koszty postępowania sądowego rosną razem z czasem jego trwania. Zaliczają się do nich koszty sądowe, pełnomocnictwa, opinii ekspertów oraz czasu, który w przypadku nie zaistnienia sporu przeznaczony byłby na zarabianie pieniędzy. Koszty postępowania mediacyjnego obejmują przede wszystkim opłatę dla mediatora. Pozostałe koszty dotyczące pełnomocników i ekspertów nie są wykluczone, jednak są one skutkiem decyzji strony lub decyzji obu stron. W mediacji dozwolone jest uczestnictwo osób trzecich, takich jak pełnomocnicy, eksperci, sprzyjający członkowie rodziny. Uczestnictwo to nie jest jednak wymuszone procedurą uregulowaną odgórnie przez prawodawcę.

 

Ważną zaletą procesu mediacyjnego jest zasada poufności. Rozmowy prowadzone w trakcie mediacji podlegają tajemnicy. Oznacza to, że w przypadku złożenia wniosku o wszczęcie procesu sądowego przez jedną ze stron, czy też jeżeli jest to mediacja prowadzona na podstawie skierowania sądu w trakcie procesu sądowego, bez zasadnym jest powoływanie się stron na informacje, których argumentem dowodowym byłyby rozmowy mediacyjne. Dopuszczalne jest to jedynie za zgodą obu stron sporu.

 

Warto zwrócić uwagę, że mediacje mogą być przeprowadzane na podstawie skierowania sądu, umowy o mediację lub umów na stałą obsługę przedsiębiorstwa i spółek. Szczególną formą jest klauzula mediacyjna zamieszczana w umowach, których przedmiotem jest stosunek materialnoprawny. Klauzula mediacyjna jest formą redukcji kosztów i ryzyka, w przypadku zaistnienia ustalonych okoliczności, które klauzula wskazuje. Zamieszczenie jej w umowie, zabezpiecza strony przed długotrwałym i kosztownym procesem sądowym, zapewniając podjęcie próby rozwiązania spornych kwestii na drodze mediacji. Przykład klauzuli mediacyjnej jest tutaj.

 

Mediacje są metodą rozwiązywania sporów, która z roku na rok ma coraz więcej zwolenników. Coraz więcej przedsiębiorców docenia jej zastosowanie na rynku gospodarczym. Szczególne korzystne zalety rozwiązywania sporów drogą mediacji jak redukcja kosztów, szybkość, decyzyjności stron w ich własnych sprawach, utrzymanie przyjaznych stosunków biznesowych, brak negatywnego rozgłosu, ugoda zatwierdzona przez sąd podlegająca wykonaniu tak jak orzeczenie sądu oraz minimalizacja stresu, sprzyjają podniesieniu efektywności prowadzonej dzialalności gospodarczej.

 

Zredukuj koszty wybierając mediację.

 

Anna Kiełsa

25 października 2021r.